1.出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表

? ? ? ? 之所以把這個(gè)問題列在十大問題之首，是因?yàn)樗浅Ｆ毡榍液蠊麌?yán)重。媒體上時(shí)常見到某某單位出納挪用公款長(zhǎng)達(dá)數(shù)年才被發(fā)現(xiàn)的消息，就是因?yàn)檫@方面內(nèi)部控制缺陷所造成的。遺憾的是，直到今天，仍有很多單位根本沒有意識(shí)到這一問題，或雖然意識(shí)到了卻不以為然，低估了其可能造成的嚴(yán)重后果。

? ? ? ? 不相容職務(wù)分離是內(nèi)部控制的一個(gè)基本原理，通常需要分離的不相容職務(wù)包括授權(quán)與執(zhí)行、執(zhí)行與審核、執(zhí)行與記錄、保管與記錄，所謂“管錢不管賬，管賬不管錢”就是不相容職務(wù)分離原理的一個(gè)典型運(yùn)用。貨幣資金是最容易出現(xiàn)舞弊的一項(xiàng)資產(chǎn)，如果由出納來負(fù)責(zé)領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，出納就有可能挪用或侵占公司貨幣資金，并通過偽造對(duì)賬單或在余額調(diào)節(jié)表上做手腳來掩蓋自己的舞弊行為。從筆者了解的情況看，80%以上的企業(yè)存在出納領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制余額調(diào)節(jié)表的現(xiàn)象，究其原因，主要從工作方便角度出發(fā)，由于出納經(jīng)常跑銀行，辦理各種收付款，于是便“順理成章”地領(lǐng)取銀行對(duì)賬單、編制余額調(diào)節(jié)表。殊不知這種習(xí)慣做法存在巨大風(fēng)險(xiǎn)隱患，其實(shí)要防范這種風(fēng)險(xiǎn)并不難，只要改由出納以外的人來負(fù)責(zé)銀行對(duì)賬單領(lǐng)取和賬面銀行存款余額核實(shí)工作即可，關(guān)鍵是要從思想意識(shí)上重視起來。

2.“一支筆”審批，缺乏完善內(nèi)控制度和流程保障

? ? ? ? ?領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”，表面看起來似乎控制很嚴(yán)格，不容易出問題，但事實(shí)上這種“一支筆”控制反映了單位內(nèi)部控制方式的落后。首先，事無巨細(xì)都由領(lǐng)導(dǎo)來審批，囿于時(shí)間和精力，領(lǐng)導(dǎo)最后可能疲于應(yīng)付，分不清主次，審批“一支筆”變成簽字“一支筆”，控制流于形式。其次，如果缺乏相關(guān)支撐信息，領(lǐng)導(dǎo)無法對(duì)收支合理性進(jìn)行判斷，“一支筆”就會(huì)失去控制作用。例如經(jīng)辦人員申請(qǐng)購(gòu)買某種設(shè)備，而領(lǐng)導(dǎo)沒有該設(shè)備經(jīng)濟(jì)可行性、價(jià)格合理性的相關(guān)數(shù)據(jù)，審批就會(huì)演變成一種過場(chǎng)。第三，領(lǐng)導(dǎo)“一支筆”會(huì)造成高度集權(quán)，不利于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的制約和監(jiān)督，可能導(dǎo)致腐敗。因此，合理的內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)按照重要性程度大小，適當(dāng)分層授權(quán)，逐級(jí)審批。

3.過于依賴業(yè)務(wù)人員，企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)的開展失去控制

? ? ? ? 企業(yè)業(yè)務(wù)資源完全掌握在業(yè)務(wù)員個(gè)人手中，對(duì)企業(yè)來說是一件非常危險(xiǎn)的事情。現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常可以看到，不少企業(yè)的業(yè)務(wù)員一旦跳槽或離職，原有的客戶和業(yè)務(wù)關(guān)系也被隨之帶走，造成企業(yè)對(duì)業(yè)務(wù)人員過于依賴的被動(dòng)局面。更有甚者，有的企業(yè)業(yè)務(wù)員明地里使用單位各項(xiàng)資源，暗地里為自己或親友開拓業(yè)務(wù)、謀取私利，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)利益。針對(duì)這種現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)通過完善制度設(shè)計(jì)，例如采取建立統(tǒng)一的客戶檔案和客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、同一筆業(yè)務(wù)有兩人以上共同參與、適當(dāng)進(jìn)行工作輪換和加強(qiáng)財(cái)務(wù)對(duì)業(yè)務(wù)過程的控制等措施，將業(yè)務(wù)員手中的客戶資源轉(zhuǎn)化為企業(yè)資源，讓客戶認(rèn)的是企業(yè)本身而不是認(rèn)個(gè)人，這樣企業(yè)的業(yè)務(wù)就不會(huì)依賴于某一兩個(gè)人，從而保持持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

4.內(nèi)部控制制度文字描述較多，流程圖和配套表單較少

? ? ? 很多單位有這樣一種現(xiàn)象，員工在某個(gè)崗位工作久了后變得駕輕就熟，經(jīng)驗(yàn)老到，工作起來游刃有余，而一旦這個(gè)員工因有事調(diào)離或辭職，后面接替的人員則需要花很長(zhǎng)時(shí)間來熟悉情況，重新摸索工作方法。造成這種現(xiàn)象的原因是企業(yè)制度主要是文字性東西，缺乏清晰的崗位說明和工作流程圖，執(zhí)行的人往往憑自己的經(jīng)驗(yàn)和別人“言傳身教”來做事，崗位新手在開始階段工作不知從何入手，通常需要很長(zhǎng)一段學(xué)習(xí)和熟悉過程。因此，需要有一套完整的制度。一套完整的企業(yè)制度應(yīng)包括三部分：（1）文字描述的支撐制度文件；（2）工作流程圖或流程的文字描述；（3）相關(guān)憑證、表單、文件的樣式匯總。通過繪制清晰的工作流程圖，可以讓每個(gè)人都能一目了然地知道辦事程序、涉及的部門、人員和規(guī)章制度，而且能夠?qū)⒐ぷ餍纬傻暮媒?jīng)驗(yàn)固化下來，并且通過流程圖能比較容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制中的不足之處和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，從而有助于企業(yè)內(nèi)部控制的持續(xù)改進(jìn)。

5.內(nèi)部控制制度“救火式”的較多，缺乏系統(tǒng)性和完整性

? ? ? ? 很多企業(yè)的內(nèi)部控制制度都是在發(fā)展中逐步建立起來，經(jīng)常是發(fā)現(xiàn)管理中出現(xiàn)了某種問題，于是相應(yīng)地出臺(tái)一個(gè)制度來規(guī)范。例如今天發(fā)現(xiàn)電話費(fèi)高了，就制定一個(gè)通訊費(fèi)管理辦法，明天發(fā)現(xiàn)辦公用品浪費(fèi)嚴(yán)重，就擬定出辦公用品采購(gòu)與使用辦法。這種“救火式”的制度往往只能防范已發(fā)生過的風(fēng)險(xiǎn)，而對(duì)未發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)則考慮不足。此外，這樣的制度體系無論在內(nèi)容上還是形式上，都缺乏系統(tǒng)性和完整性，沒有科學(xué)合理的分類，甚至不同制度之間存在矛盾或重疊的現(xiàn)象。有的單位還有不同部門根據(jù)自身需要制定制度現(xiàn)象，政出多門，相互打架。筆者曾經(jīng)接觸過的一個(gè)單位，僅是購(gòu)買電腦一項(xiàng)，既可以通過信息科購(gòu)買，因?yàn)樾畔⒖曝?fù)責(zé)整個(gè)單位的計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)；也可以通過行政辦公室，因?yàn)殡娔X屬于辦公用品，而辦公用品歸口辦公室管理；還可以通過負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn)的設(shè)備科購(gòu)買，因?yàn)殡娔X是一種固定資產(chǎn)。為此，企業(yè)應(yīng)有一套規(guī)范的制度制定程序和形式規(guī)范，包括制度的編號(hào)、格式、分類、內(nèi)容、審批程序、執(zhí)行及其他應(yīng)注意事項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，并以書面形式予以約束。

6.員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，缺乏明確的工作交接制度

? ? ? ? 任何一個(gè)崗位，總會(huì)出現(xiàn)員工因急事、生病或出差等原因不能正常上班的情形，很多單位在制度設(shè)計(jì)時(shí)都沒有考慮到員工暫時(shí)離崗時(shí)工作由誰接替的問題。實(shí)際操作中，在遇到員工臨時(shí)休假或出差時(shí)，便臨時(shí)指派一位相關(guān)人員來兼任，但事實(shí)上，這種急時(shí)抱佛腳的做法，稍有不當(dāng)，可能會(huì)給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)正常的工作安排中通常會(huì)將不相容職務(wù)由兩個(gè)以上的人來?yè)?dān)任，以便相互牽制，而臨時(shí)指派某人兼任的做法，可能會(huì)導(dǎo)致不相容職務(wù)由同一人擔(dān)任。例如支票印鑒平常一般都由兩人分別保管，如果因其中一人臨時(shí)有事而指派另一人暫時(shí)兼任，由一人掌握所有空白支票和印鑒的話，盜用支票的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大大增加。因此，企業(yè)有必要明確規(guī)定一些重要崗位的工作交接制度，防止員工臨時(shí)休假或出差時(shí)留下內(nèi)部控制“真空”的現(xiàn)象。

7.人員招聘時(shí)注重筆試和面試的考察，忽視背景調(diào)查

? ? ? ? 如果雇傭了不誠(chéng)實(shí)的人，那么即使是最良好的控制也無法防范舞弊。如果企業(yè)不仔細(xì)地篩選應(yīng)聘者，并因此而雇傭了不誠(chéng)實(shí)的員工，企業(yè)就很有可能遭受損害。很多企業(yè)在招聘過程中也非常強(qiáng)調(diào)應(yīng)聘者的誠(chéng)信，但較多注重于筆試或面試的考察。“然而，誰能知道在一份漂亮的簡(jiǎn)歷背后又隱藏著什么？”。背景調(diào)查則能有效發(fā)現(xiàn)應(yīng)聘者有無虛構(gòu)個(gè)人信息、是否存在不誠(chéng)信記錄、在以前雇主處工作情況，從而能幫助企業(yè)甄別應(yīng)聘者，防止將不合格人員招進(jìn)來。而且背景調(diào)查本身并不需要復(fù)雜的技術(shù)，只需要向應(yīng)聘者以前工作過單位打幾個(gè)電話或發(fā)封函件就能夠了解一些非常有用的信息，實(shí)施成本也比較低。